Fassung vom 23.08.2023

1 Anwendungsbereich
Die Datenschutzerklärung gilt für die Leistungen und den Kontakt mit folgenden Firmen:
HEV Kanton Luzern
HEV IMMO AG, Luzern
Hallwilerweg 5
6003 Luzern
Geschäftsführung: Alex Widmer
Telefon 041 227 20 76
E-Mail alex.widmer@hev-luzern.ch

2 Allgemeines
2.1 Zweck der Datenschutzerklärung
Bei einem Kontakt mit dem HEV Kanton Luzern oder der HEV IMMO AG werden i. d. R. auch personenbezogene Daten verarbeitet, die unter das Datenschutzgesetz (DSG) und die Verordnung über den Datenschutz (DSV) fallen. Zu diesen Daten gehören typischerweise Namen, Mail-Adressen, Tele-fonnummern sowie personenbezogene Informationen, die im Zusammenhang mit vertraglichen Beziehungen mit der Ver-mieterschaft stehen. Zudem sind
technische Daten, die einer Person zugeordnet werden kön-nen, als personenbezogene Daten anzusehen.

2.2 Bearbeitete Personendaten
Die von uns bearbeiteten Personendaten umfassen schüt-zenswerte Personendaten im Sinn des DSG. Besonders schützenswerte Personendaten werden nur im Einzelfall und nach entsprechender Einverständniserklärung durch die be-troffene Person bearbeitet (z. B. Betreibungsregisterauszüge, Bonitätsauskünfte).

2.3 Ihre Rechte
Jeder Person steht das Recht zu, gemäss Art. 25 DSG von uns unentgeltlich Auskunft darüber zu verlangen, ob Perso-nendaten über sie bearbeitet werden. Ab der zweiten Aus-kunft innerhalb von 12 Monaten können wir ein kostende-ckendes Entgelt verlangen (gemäss Art. 19 Abs. 2 DSV ma-ximal 300 CHF).
Jeder Person steht unter der Voraussetzung von Art. 28 Abs. 1 DSG das Recht zu, von uns die Herausgabe ihrer Perso-nendaten, die sie bekanntgegeben hat, in einem gängigen elektronischen Format zu verlangen.
Auskunfts- und Herausgabebegehren sind an die Vermieter-schaft zu richten.

2.4 Datensicherungen
Im Sinne der Datensicherheit erstellen wir von unseren Ge-schäftsdaten regelmässig Datensicherungen, die auf
Datenträgern und Cloud-Diensten in der Schweiz verwahrt werden. Der Rhythmus der Datensicherungen richtet sich nach einschlägigen Empfehlungen.

2.5 Schutz der Personendaten
Wir schützen Personendatendurch angemessene Sicher-heitsmassnahmen technischer Natur (z.B. Verschlüsselung, Pseudonymisierung, Protokollierung, Zugriffsbeschränkung etc.) und organisatorischer Natur (z.B. Weisungen an unsere Mitarbeiter).

3 Verarbeitungsverfahren
3.1 Allgemeines
In den folgenden Prozessen fallen Personendaten verschie-dener Interessentengruppen wie Eigentümerschaften, Dienstleistungsbezüger, Interessentinnen und Interessenten etc. an.
Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffe-nen Personen erklären diese ihr Einverständnis zur Datenbe-arbeitung.

3.2 Prozesse
3.2.1 Vermietungs- und Bewirtschaftungsprozess
Personendaten von Mietinteressentinnen und Mietinteressen-ten werden nach Abschluss des Vermietungsprozesses ge-löscht, sofern der Prozess nicht in eine Vermietung mündet oder die betroffene Person nicht die Einwilligung dazu gibt, die Personendaten für einen späteren Vermietungsprozess zu nutzen.
Bewertungsprozess
Personendaten von Auftraggeberinnen und Auftraggebern werden über 10 Jahre gespeichert und danach gelöscht.
Für die in Zusammenhang mit der Bewertung stehenden Personendaten z.B. Daten aus Dienstbarkeiten, Mietverträ-gen etc. gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen.
Eine Anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.

3.2.2 Verkaufsprozess
Der Verkaufsprozess erfolgt über das CRM-Tool (s. nachfol-gendes Kapitel) und die Publikation der ausgeschriebenen Immobilien über die gängigen Internetportale.
Mit der Erfassung der Personendaten werden die Daten-schutzbestimmungen der Internetportale (Homegate, Im-moscout, Newhome etc.) akzeptiert.
Die Bewerbung weiterer Angebote erfolgt ausschliesslich an Interessenten, welche dazu ihre Einwilligung erteilt haben.

3.2.3 Rechtsberatung der HEV IMMO AG
Personendaten von Auftraggeberinnen und Auftraggebern sowie der am Prozess beteiligten Personen werden über 5 Jahre gespeichert und danach gelöscht.
Eine Anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.

3.2.4 Bauberatung
Personendaten werden zur weiteren Auftragsbearbeitung an unsere externen Bauberater weitergegeben.
Es gelten die Datenschutzbestimmungen der entsprechenden Unternehmungen. Die Daten werden nach den ordentlichen Gewährleistungsfristen nach OR und SIA oder spätestens nach 10 Jahren gelöscht.
3.2.5 Energieberatung
Personendaten werden zur weiteren Auftragsbearbeitung an unsere externen Energieberater weitergegeben.
Es gelten die Datenschutzbestimmungen der entsprechenden Unternehmungen, insbesondere dann, wenn es zu einem direkten Auftragsverhältnis, ausserhalb des HEV kommt.

3.3 Customer-Relationship Management (CRM)
Personendaten in unserem Customer-Relationship-Management-System (Casasoft) umfassen lediglich
die für den Kontakt oder die Geschäftsbeziehung erforderli-chen Informationen.
Die Datenschutzerklärung ist unter folgendem Link einseh-bar: https://casasoft.ch/datenschutz/

3.4 Zusammenarbeit mit Dritten
Zur Erbringung unserer Dienstleistungen arbeiten wir mit vielfältigen externen Partnern zusammen. Bedingung für die Zusammenarbeit ist die DSG- bzw. die DSGVO-konforme Datenbearbeitung durch die Auftragsbearbeiter. Im Einzelfall können die betreffenden Datenschutzbestimmungen von unseren abweichen.

3.5 Verjährungsfrist
Sofern nicht anders geregelt, werden Aufträge und die damit in Zusammenhang stehenden Personendaten nach den Grundsätzen der allgemeinen Verjährungsfrist (Art. 127 OR) 10 Jahre über die letzte vertragliche Leistung hinaus aufbe-wahrt.

3.6 E-Mail
Wir speichern unseren E-Mail-Verkehr während der Dauer von 2 Jahren ab dem letzten E-Mail-Verkehr in einem Ge-sprächsverlauf, wenn eine laufende Geschäftsbeziehung oder dergleichen die längere Aufbewahrung nicht erforderlich macht

3.7 Newsletter
Für digitale Newsletter verwenden wir die Lösung von Hubspot. Die Datenschutzerklärung ist unter folgendem Link einsehbar:
https://legal.hubspot.com/de/privacy-policy
Für den Versand werden Personendaten auf dessen Servern gespeichert. Empfängerinnen und Empfänger haben jeder-zeit die Möglichkeit, die Personendaten einzusehen, zu bear-beiten und zu löschen.
Der Newsletter für Mietglieder dient als offizielles Mittei-lungsorgan. An Mitglieder werden angeforderte Newsletter und Postmailings verschickt.

3.8 Kontaktformular
Personendaten aus digitalen Kontaktformularen werden nach der Verarbeitung von unseren Webservern gelöscht. Der weitere Verlauf erfolgt via E-Mail (siehe oben), Telefon
oder persönlichen Kontakt.

3.9 Einsatz von Cookies
Cookies sind Daten, die von unseren Webseiten über den Browser auf dem Endgerät des Anwenders gespeichert wer-den. Die von uns eingesetzten Cookies dienen zum einen dazu, die Benutzerfreundlichkeit unserer Webseiten zu erhö-hen und zu verbessern. Zum anderen helfen Cookies dabei, statistische Daten der Webseiten-Nutzung zu erfassen und die so gewonnenen Daten zu Analyse- und Werbezwecken zu nutzen.
Einige Cookies werden automatisch wieder von Ihrem End-gerät gelöscht, sobald der Browser geschlossen wird (soge-nanntes Session-Cookie). Andere Cookies werden für einen bestimmten Zeitraum gespeichert, der jeweils 2 Jahre nicht übersteigt (Persistent-Cookies). Zudem setzen wir ggf. auch sogenannte Third-Party-Cookies ein, die von Dritten verwal-tet werden, um bestimmte Dienste anzubieten.
Sie können auf den Einsatz der Cookies Einfluss nehmen. Die meisten Browser verfügen über eine Option, mit der das Speichern von Cookies eingeschränkt oder komplett verhin-dert wird. Allerdings weisen wir darauf
hin, dass die Nutzung und insbesondere der Nutzungskom-fort ohne Cookies eingeschränkt werden. Im Weiteren kön-nen Nutzer die Cookies beim Besuch auf den Webseiten über den betreffenden Hinweis anpassen.

3.10 Server-Logfiles
Wir erheben bei jedem Zugriff auf diese Website automa-tisch eine Reihe von technischen Daten, bei denen
es sich um personenbezogene Daten handelt.
Diese sind:
– IP-Adresse des Nutzers
– Name der abgerufenen Webseite bzw. Datei
– Datum und Uhrzeit des Zugriffs
– Meldung über erfolgreichen Abruf
– Browser-Typ und Version
– Betriebssystem des Nutzers
– Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)
Server-Logfiles werden nicht mit anderen personenbezoge-nen Daten zusammengeführt. Server-Logfiles erheben wir zu dem Zweck, die Website administrieren,
verbessern und unautorisierte Zugriffe erkennen und abweh-ren zu können. Server-Logfiles werden von unseren Auf-tragsbearbeitern (Zettaplan, EOSS, Rocket, Conseo) erhoben und ausgewertet.
Die Server-Logfiles mit den oben genannten Daten werden nach spätestens 6 Monaten gelöscht, sofern kein berechtig-tes Interesse bzw. ein serviceorientiertes Anliegen vorliegt. Wir behalten uns vor, die Server-Logfiles länger zu spei-chern, wenn Tatsachen vorliegen, welche die Annahme eines unzulässigen Zugriffs nahelegen.

4 Verbandstätigkeiten
4.1 Mitgliederdatenbank
Personenbezogene Daten werden in der Mitgliederdatenbank Metasfresh, welche von EOSS gehostet wird, gespeichert. Es gelten die Datenschutzbestimmungen des entsprechenden Anbieters. Es werden nur Personendaten erfasst, welche für die Mitgliedschaft beim HEV Luzern erforderlich sind.
Die Aufbewahrungsfristen der Daten erfolgt gemässe den Datenschutzbestimmungen des HEV Schweiz, welche auf der Webpage des HEV Schweiz publiziert sind.

4.2 Veranstaltungen des HEV Luzern
Personendaten aus Anmeldeformularen von Kursen und Veranstaltungen werden nach 5 Jahren aus diesen Verzeich-nissen gelöscht. Es gelten die Datenschutzbestimmungen unseres Terminmanagementsystems.
https://www.terminland.de/datenschutz/

4.3 Kostenlose Rechtsberatung
Die Daten der kostenlosen Rechtsberatung werden in der Mitgliederdatenbank zu statistischen Zwecken erfasst und gespeichert.
Der E-Mail-Verkehr wird nach 2 Jahren gelöscht. Eine ano-nymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.

4.4 Rechtsberatung
Personendaten von Auftraggeberinnen und Auftraggebern werden an die HEV IMMO AG oder an die akkreditierten Rechtsberaterinnen und Rechtsberater weitergegeben.
Es gelten die Datenschutzbestimmungen der entsprechenden Unternehmungen, insbesondere dann, wenn es zu einem direkten Auftragsverhältnis, ausserhalb des HEV kommt.

4.5 Postmailings
Für den Versand der Postmailings werden die Mitgliederdaten direkt oder über eine PR Agentur an die Druckereien weiter-gegeben. Die Druckereien verpflichten sich zur Einhaltung des Datenschutzgesetzes und der Datenschutzverordnung. Die Personendaten werden nach den Datenschutzbestim-mungen der Druckerei innerhalb angemessener Frist wieder gelöscht.
Bei Interesse und auf Anfrage erhalten Sie Auskunft, über welche Druckerei der Postversand erfolgte.